Les études en médecine ou en dentisterie

En tant que candidate ou candidat au concours d'entrée en médecine et dentisterie, vos données à caractère personnel sont traitées par l’ARES qui agit en tant que responsable de traitement (sise rue Royale, 180 à 1000 Bruxelles).  

Ces données sont traitées dans le plus strict respect du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).

Toute information complémentaire concernant la responsabilité de traitement de l’ARES peut être obtenue via l'adresse vieprivee(at)ares-ac.be.  
 

Le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire au respect d’un ensemble d’obligations légales auxquelles l’ARES est soumise, conformément à l’article 21, alinéa 1er, 5°, 18° et 23° du décret du 7 novembre 2013 définissant le paysage de l'enseignement supérieur et l'organisation académique des études (ci-après, le « décret paysage ») et à l’article 1er, § 3 du décret du 29 mars 2017 relatif aux études de sciences médicales et dentaires (ci-après, le « décret concours »). 

Ces dispositions légales confient à l’ARES les missions de : 

• prendre en charge l'organisation matérielle des tests, épreuves ou examens d'admission communs et, plus spécifiquement, d’assurer la gestion des inscriptions au concours d'entrée en médecine et dentisterie au moyen d’une plateforme informatique centralisée ; 
• gérer un système de collecte de données statistiques relatif à toutes les missions de l'enseignement supérieur ainsi que de réaliser ou de faire réaliser des études et des recherches scientifiques relatives à l'enseignement supérieur et particulièrement aux populations étudiantes, aux parcours d'études, aux conditions de réussite et aux diplômes délivrés.

Les traitements opérés par l’ARES via la plateforme informatique centralisée de gestion des inscriptions se limitent en la collecte de vos données, leur stockage, leur mise à disposition et leur destruction ainsi que leur éventuelle mise à jour.

L’ARES traite vos données afin de permettre :  

• la gestion de votre demande d’inscription au concours ; 
• la gestion de votre participation au concours ; 
• s’il échet, la gestion de votre admission dans votre cursus, en collaboration avec l’université choisie ; 
• l’établissement de statistiques pseudonymisées ou anonymisées. 

Aucun traitement de données n’est réalisé par l’ARES s’il ne s’inscrit pas dans au moins l’une des finalités visées.
 

Seules les données des personnes concernées suivantes sont traitées par l’ARES : 

• les candidates et candidats au concours d'entrée en médecine et dentisterie ; 
• s’il échet, les personnes ayant un lien avec les candidates et candidats (père, mère, tuteur ou tutrice légal·e, cohabitant·e légal·e ou époux ou épouse) ; 
• les lauréates et lauréats du concours d'entrée en médecine et dentisterie. 

En cas de question, si vous êtes concerné·e ou si vous vous estimez concerné·e, vous pouvez contacter le responsable de traitement et le délégué à la protection des données à l’adresse mail suivante : vieprivee(at)ares-ac.be.
 

L’ARES ne traite que les catégories de données suivantes vous concernant : 

1. Aux fins d’identification : 

• votre numéro de Registre national ou, à défaut, votre numéro d'identification de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale ;
• votre nom et votre prénom et, s'il échet, les initiales de vos autres prénoms ;
• votre sexe ; 
• vos date, lieu et pays de naissance ;
• votre nationalité ; 
• votre adresse légale. 

2. Aux fins de communication : 

• votre adresse électronique ; 
• vos coordonnées téléphoniques ; 
• votre adresse de correspondance.

Conformément à l’article 1er, § 3, alinéa 3 du décret concours, l’ARES traite également la donnée liée à la filière choisie (médecine ou dentisterie) ainsi que la donnée liée à l’université dans laquelle vous souhaitez poursuivre votre inscription en cas d’admission au concours. 

En fonction de votre situation, l’ARES peut également être amenée à traiter d’autres catégories de données à caractère personnel vous concernant ou concernant votre entourage (votre père, mère, tuteur ou tutrice légal·e, cohabitant·e légal·e ou époux ou épouse) et ce, afin de vous permettre d’attester de votre statut d’étudiante ou d’étudiant résident·e belge. La liste complète des pièces justificatives pouvant être demandées dans ce cadre peut être consultée ici, en se reportant à la rubrique Inscription : « 03 / Suis-je un étudiant résident ou un étudiant non-résident ? ». 

En outre, si vous estimez être dans une situation médicale particulière nécessitant un aménagement raisonnable pour présenter le concours d'entrée en médecine et dentisterie, l’ARES peut être amenée à traiter d’autres catégories de données à caractère personnel vous concernant, moyennant votre consentement explicite et non équivoque , et ce, afin de permettre à la Commission médicale et, à sa suite, au Jury du concours, de statuer sur votre demande. La liste complète des pièces justificatives pouvant être demandées dans ce cadre peut être consultée ici, en se reportant à la rubrique Inscription : « 05 / Je me trouve dans une situation médicale particulière ».

Dans le cadre des traitements opérés par l’ARES, vos données à caractère personnel sont susceptibles d’être communiquées aux catégories de personnes suivantes, et ce, dans la stricte limite des données nécessaires : 

• les sous-traitants de l’ARES dans le cadre du concours (cf. point 010) ; 
• le Commissaire ou Délégué du Gouvernement désigné auprès d'une université et chargé d'assurer le contrôle du Jury du concours d'entrée et d'accès, conformément à l’article 106/22, alinéa 2 du décret paysage ; 
• le Jury du concours et les experts docimologues ; 
• s’il échet, les membres de la Commission médicale, en cas de situation médicale particulière nécessitant un aménagement raisonnable. 

Conformément à l’article 106/15 du décret paysage, si vous êtes lauréate ou lauréat du concours d'entrée en médecine et dentisterie, seules les données à caractère personnel suivantes vous concernant sont mises à disposition, via la plateforme e-paysage, des universités habilitées à organiser et organisant des études de premier cycle en sciences médicales et/ou des études de premier cycle en sciences dentaires : 

• votre numéro de Registre national ou, à défaut, votre numéro d'identification de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale ;
• votre nom et votre prénom et, s'il échet, les initiales de vos autres prénoms;
• votre sexe ; 
• vos date, lieu et pays de naissance ;
• vos coordonnées téléphoniques ;
• la filière dans laquelle vous souhaitez poursuivre votre inscription, 
• s’il échet, votre statut de résident·e ou non-résident·e belge.

Conformément à l’article 106/21, § 2, 4° du décret paysage, seule l’université que vous avez mentionnée comme étant l’institution dans laquelle vous souhaitez poursuivre votre inscription est autorisée à avoir accès à vos données à caractère personnel. 

Si vous souhaitez plus d’informations sur le traitement de vos données dans le cadre d’e-paysage, veuillez consulter la page suivante.

L’ensemble des données traitées par l’ARES sont conservées le temps nécessaire aux traitements opérés, en concordance avec les finalités poursuivies et en fonction du statut de la demande d'inscription formulée par la personne concernée : 

• Dans le cadre d'une création de compte et d'une demande d'inscription au concours qui n'est pas finalisée (à savoir que le droit d'inscription n'a pas été payé), les données des personnes concernées sont conservées jusqu'au premier mardi du mois de novembre qui suit l'épreuve du concours concernée, avant suppression définitive ;  
• En ce qui concerne les candidat·es qui ont créé un compte et finalisé leur inscription, sans pour autant présenter l'épreuve du concours (avec ou sans annulation), les données des personnes concernées sont conservées durant 2 années académiques à compter de la première inscription, avant suppression définitive ; 
• Conformément à l’article 7 du décret concours, les données des candidates et candidats ayant finalisé leur inscription et ayant présenté l'épreuve du concours doivent être conservées durant 5 années académiques à compter de la première présentation de l'épreuve, afin de pouvoir vérifier, en cas de nouvelle inscription, si la candidate ou le candidat est autorisé·e à présenter le concours, avant suppression définitive ; 
• Conformément à l’article 106/21 du décret paysage, concernant les données des lauréates et lauréats du concours mises à disposition via la plateforme e-paysage, la conservation des données ne peut excéder 10 ans ;
• En tout état de cause, toutes les données liées à une demande d'aménagements raisonnables sont supprimées le premier mardi du mois de novembre qui suit l'épreuve du concours et ce, indépendamment de la finalisation de l'inscription, de la présentation du concours et/ou de la réussite du concours. 

L’ARES veille, en tout état de cause, à ce que les données à caractère personnel qui ne seraient plus strictement nécessaires soient détruites ou, le cas échéant, archivées moyennant anonymisation

En tant que personne concernée, vous disposez notamment des droits suivants : 

• le droit à l’information,
• le droit d’accès aux données, 
• le droit de rectification,
• le droit à la limitation du traitement,
• le droit à l’effacement des données (si et seulement si les données ne sont plus utiles à l’ARES pour assurer un traitement adéquat).

L’ARES, en tant que responsable de traitement, facilite l’exercice de ces droits.

En cas de question, si vous êtes concerné·e ou si vous vous estimez concerné·e, vous pouvez contacter le responsable de traitement et le délégué à la protection des données à l’adresse mail suivante : vieprivee(at)ares-ac.be.

Si vous l’estimez nécessaire, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD)

Dans le cadre des traitements opérés, l’ARES fait appel à plusieurs sous-traitants qui sont soumis aux mêmes exigences de sécurité et de confidentialité que l'ARES.

En cas de question, vous pouvez contacter le responsable de traitement et le délégué à la protection des données à l’adresse mail suivante : vieprivee(at)ares-ac.be.